E
PDF طباعة أرسل إلى صديق

شكاوي صندوق توفير البريد

الهدف العام:ـ

تهدف هذه الاجرءات إلى التعامل مع الاقتراحات والشكاوى المقدمة من قبل متلقي الخدمة بهدف التواصل معهم و معرفة عدم رضاهم عن إجراءات سير المعاملات او اسلوب تقديمها من خلاله او اية ملاحظات أخرى بالاضافة الى الاستفادة من اقتراحاتهم وأفكارهم من اجل التحسين والتطوير على خدمات الصندوق وأدائه باستمرار.

 

طرق تقديم الاقتراحات والشكاوى:ـ

  1. يمكن لصاحب الاقتراح والشكوى تقديم الاقتراحات و/ أو الشكاوى من خلال تعبئة النموذج الخاص لهذه الغاية الموجود بجانب صندوق الاقتراحات والشكاوي.
  2. يتم وضع  الاقتراحات و/ أو الشكاوى في الصندوق الخاص بالاقتراحات والشكاوى. ولا تقيد الشكاوى المبهمة التي ترسل باسم مستعار (فاعل خير ، مواطن شريف،...).

 

آلية عمل صندوق الشكاوى و الاقتراحات:-

أولاً        : يوضع صندوق شفاف للشكاوى و الاقتراحات مغلق بمفتاح على مدخل مبنى الإدارة العامة وذلك لغايات تلقي الشكاوى أو الاقتراحات.

ثانياً       : تشكل لجنة من قبل المدير العام لدراسة شكاوى الموظفين أو متلقي الخدمة و/ أو اقتراحاتهم.

ثالثاً      : يكلف أحد أعضاء اللجنة بفتح صندوق الشكاوى وعمل جدول أعمال للجنة.

رابعاً      : تجتمع اللجنة مرة شهرياً أو كلما اقتضت الحاجة لذلك للنظر في   شكاوى الموظفين و متلقي الخدمة و /أو اقتراحاتهم.

خامساً   : يتم تحويل الشكوى إلى الجهة صاحبة العلاقة و ذلك لتزويد اللجنة برد خطي بمضمون اللجنة.

سادساً  : يتابع مقرر اللجنة مع الجهات التي تم تحويل الشكاوى إليها.

سابعاً:   تقوم اللجنة بدراسة الشكوى و الاستعانة بالمعلومات المتوفرة أو الوثائق  ذات العلاقة بموضوع الشكوى، و تحديد أسباب المشكلة و تحليلها و اقتراح طرق المعالجة المناسبة للمشكلة و الإجراءات التي ستتخذ لمنع تكرار الشكوى بالمستقبل.

ثامناً:    تقوم اللجنة بإعداد تقرير إلى المدير العام بكافة الشكاوى و المعلومات المتعلقة بها و طرق علاجها للنظر فيها.

تاسعاً   : يتم إجابة مقدم الشكوى بموجب كتاب رسمي وذلك خلال شهراً من تقديمه الشكوى.

عاشراً  : يستثنى من البند التاسع أعلاه الشكاوى المستعجلة والتي تستدعي البت فيها بالسرعة القصوى.

 

 

إجراءات فتح صندوق الاقتراحات والشكاوي و البت فيها:ـ

1.    يتم فتح صندوق الاقتراحات والشكاوي أسبوعيا ، أو كلما دعت الحاجة لذلك.

2.    يتم فتح الصندوق من قبل الموظف المعني بحضور أعضاء اللجنة.

3.    يتم فرز الشكاوى و الاقتراحات و تنظيم محضر بذلك ، في حال عدم وجود شكاوي يتم تنظيم محضر بذلك أيضاً.

4.    تحول الاقتراحات والشكاوي  الى المدير العام للنظر فيها.

5.    يتم معاملة الشكاوى و الاقتراحات بكل جدية وشفافية وحيادية مع ضمان عدم التأثير على طبيعة العلاقة مع مقدم الشكوى سواء كان خارجياً أو داخلياً.

6.    في حال ورود اقتراحات للصندوق يتم مبدئياً دراستها من قبل اللجنة، ومن ثم رفع الاقتراح إلى المدير العام ليحول من بعدها إلى الجهة المعنية إذا كان الاقتراح قابلاً للتطبيق ، وفي حال تم اعتماده يتم إبلاغ مقدم الاقتراح بان الاقتراح تم اعتماده مع منحه كتاب شكر من صندوق توفير البريد .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

المملكة الاردنية الهاشمية

صندوق توفير البريد

 

 

نموذج  تقديم شكوى/ إقتراح

 






متلقي الخدمة


موظف 

 

صفة مقدم الشكوى/ الاقتراح:

 

اسم مقدم الشكوى/ الاقتراح : ..........................................................................

رقم الهاتف : ..........................................................

البريد الإلكتروني: ....................................................

 

مفاد الشكوى/ الإقتراح:-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

التوقيع:

 

التاريخ :     /     / 2010