E
PDF طباعة أرسل إلى صديق

مديرية الموارد البشرية والخدمات المساندة

المهـــام الرئيســـة للمــديــريــة: 

  • تحديد الوظائف التي تتطلبها جداول التشكيلات والإحتياجات الخاصة بالفئات والدرجات التي تتطلبها عملية الحراك الوظيفي، وكذلك التي تتطلبها عملية رفع كفاءة الجهاز العامل.
  • عداد وصف وتصنيف الوظائف.
  • إعداد خطط الإحلال والتعاقب الوظيفي.
  • متابعة شؤون الموظفين من كافة النواحي ( ترفيع، ترقية، تقييم ، زيادة سنوية/ دوام، مغادرات، إجازات، استقالات، إنتداب، إعارة، نقل، التقاعد، الإستيداع ... الخ).
  • حفظ وثائق وملفات جميع الموظفين وبناء قاعدة بيانات تحوي كل ما ذكر.
  • تحديد الإحتياجات التدريبية للموظفين وإعداد موازنة وخطة للتدريب ومتابعة تنفيذها وتقييمها.
  • إعداد تعليمات تنظيم وإدارة الصندوق وتحديثها وتطويرها.
  • إعداد ومسك حسابات الصندوق واستثماراتها وإعداد الموازنات والميزانيات الختامية.
  • متابعة وتنظيم حركة السيارات وأعمال الصيانة والتنظيفات الخاصة بالصندوق.

 

يتكون الهيكل التنظيمي لمديرية الموارد والخدمات المساندة من الأقسام التالية: 

  • قسم الموارد البشرية.
  • قسم الشؤون الإدارية.
  • قسم الشؤون المالية.
  • قسم تكنولوجيا المعلومات.

 

قسم الموارد البشرية 

أهداف القسم التنظيمية:

  • رفع كفاءة الموظفين.
  • رفع مستوى الخدمة المقدمة من خلال تخطيط الموارد البشرية.
  • تحقيق رضا متلقي الخدمة الداخلي.

 

مهام قسم الموارد البشرية:

  1. تحديد الشواغر واعداد جدول تشكيلات الوظائف في الصندوق.
  2. تنظيم براءات التشكيلات وبراءات الزيادات السنوية لمستحقيها من موظفي الصندوق وإرسالها الى الجهات المعنية.
  3. إصدار التقارير والكشوفات المختلفة المتعلقة بحركات دوام الموظفين (الإجازات، المغادرات الرسمية والشخصية، العمل الإضافي، التأخر عن الدوام).
  4. تنفيذ كافة المعاملات الاجرائية المتعلقة بالموظفين من حقوق وواجبات منذ التحاقهم بالخدمة وحتى إحالتهم الى التقاعد.
  5. إتخاذ إجراءات التعيين بالتنسيق والمتابعة مع ديوان الخدمة المدنية حسب الوظائف الشاغرة.
  6. تعميم تقارير سجلات الأداء على مديريات الصندوق ومتابعة الإجراءات المتعلقة بها.
  7. إعداد القرارات المتعلقة بالموظفين في مجالات (التعيين، النقل، الإعارة، الإنتداب، الإجازة، الترفيع، العلاوات الإضافية،..الخ.
  8. ومراجعة المسميات الوظيفية في حال أي تغييرات تطرأ على الهيكل التنظيمي وإعداد بطاقات وصف وظيفي أو تحديثها حسب مقتضى الحال.
  9. متابعة تنظيم وتجديد بطاقات التأمين الصحي.
  10. إتخاذ الإجراءات اللازمة لاختيار وترشيح البرامج التدريبية اللازمة  للعاملين بالصندوق.

قسم الشؤون الإدارية

أهداف القسم التنظيمية:

  • توفير احتياجات المؤسسة من اللوازم.
  • تسجيل مراسلات الصندوق وسهولة الرجوع اليها.
  • تحقيق رضا متلقي الخدمة الداخلي.
  • المساهمة في ترشيد النفقات.

مهام قسم الشؤون الادارية:

  1. القيام بكافة الخدمات الإدارية اللازمة لحسن سير العمل في الصندوق.
  2. استلام البريد وفرزه وادخاله على جهاز الحاسوب وتوزيعه على المديريات المعنية.
  3. تأمين وتزويد كافة المديريات باحتياجاتها من أثاث وأجهزة وقرطاسية وأدوات.
  4. تأمين الموظفين بوسائل النقل لأداء مهماتهم الرسمية.
  5. تأمين نقل البريد الصادر عن الصندوق الى فروع الصندوق في المحافظات وكذلك الوزارات والدوائر الحكومية.
  6. الاشراف على النظافة العامة للمباني التابعة للصندوق التي تنفذها الشركة التي يتم التعاقد معها.
  7. التنظيم والإشراف على عملية آليات الصندوق فيما يخص صيانتها الدورية من كافة النواحي ومتابعة السائقين لها بالقيام بعمل الصيانة اللازمة وتزويدها بالمحروقات والزيوت في موعدها والاحتفاظ بملف خاص لكل سيارة وكذلك .
  8. التأكد من توفر عناصر السلامة العامة والأمن والمباني.

قسم الشؤون المالية 

أهداف القسم التنظيمية:

  • تحقيق رضا متلقي الخدمة الداخليين والخارجيين.
  • الإشراف على العمليات المحاسبية وإجراء قيود التسويات وعمل كشوفات مالية بكافة العمليات الحسابية .
  • متابعة الموازنة السنوية والتأكد من عدم تجاوز السقف المسموح به والمرصود فيها.
  • التأكد من سلامة القيود الحسابية للصندوق لدى مكاتب البريد.

مهام قسم الشؤون المالية:

  1. تنظيم مستندات الصرف المتعلقة بمرابحات متلقي الخدمة.
  2. تنظيم مستندات صرف رواتب وعلاوات وأُجور موظفي الصندوق وتدقيقها حسب الأُصول.
  3. تنفيذ الحركات التي تطرأ على رواتب الموظفين (زيادة، علاوة، حسم، اقتطاع).
  4. تنظيم مستندات صرف المكافآت الخاصة بالموظفين وأعضاء مجلس الادارة.
  5. تنظيم مستندات صرف الامانات الخاصة بالوزارات والدوائر الحكومية والخاصة ذات العلاقة.
  6. تنظيم مستندات صرف نفقات الصندوق.
  7. تنفيذ الحركات التي تطرأ على المكافآت الشهرية (تعديل الدرجات، العلاوة الاضافية البالغة 30%).
  8. الإشتراك في إعداد مشروع موازنة الصندوق مع الجهات المعنية.
  9. إعداد كافة المخاطبات وإعداد الكتب الرسمية والكشوفات اللازمة المتعلقة بأعمال القسم.
  10. تنظيم استمارات اشتراك الموظفين بالضمان الاجتماعي.
  11. تسديد كافة الفواتير المترتبة على الصندوق (الإيجار السنوي، فواتير الكهرباء والمياه،...الخ).
  12. عمل تقارير شهرية بالخلاصات الواردة من مكاتب البريد المنتشرة في كافة انحاء المملكة.
  13. تنظيم الشيكات وتسليمها الى أصحاب العلاقة بعد تسجيلها في السجل الخاص بذلك.
  14. متابعة الشيكات المالية التي لم تصرف او التي مضى عليها المدة القانونية.

 

قسم تكنولوجيا المعلومات

أهداف القسم التنظيمية:

  • مواكبة أحدث التطورات التكنولوجية.
  • رفع سوية العمل من خلال إدامة الأجهزة والشبكات.
  • المحافظة على ديمومة قاعدة البيانات والسيرفرات.
  • إدامة ومتابعة البرامج والتأكد من سلامة الأنظمة الإلكترونية الخاصة بالصندوق.
  • التزويد بالمعلومات والإحصائيات والتقارير اللازمة عند الطلب.
  • توفير المعلومات المطلوبة بدقة عالية لمتلقي الخدمة الحكومي من خلال البوابة الإلكترونية.
  • تحقيق رضا متلقي الخدمة الداخليين والخارجيين.

مهام القسم:

 

  1. إدامة ومتابعة البرمجيات المختلفة، وضمان تحديث أنظمة التشغيل عليها.
  2. دراسة وتحليل احتياجات الصندوق من النظم البرمجية الحديثة .
  3. المشاركة في تطبيق برامج الربط الإلكتروني بين جميع النظم البرمجية الفرعية في الصندوق.
  4. تطوير موقع الصندوق على شبكة الانترنت وتحديث المحتوى بالتنسيق مع المديريات المختلفة.
  5. صيانة وتشغيل الأجهزة المركزية (Servers) والأجهزة والطابعات وإدامة عملها بالإضافة لضمان أمن الشبكة وسلامتها.
  6. توفير الدعم الفوري واللازم لجميع مستخدمي الأجهزة والبرمجيات داخل الصندوق للحفاظ على استمرارية وسلامة سير العمل.
  7. إدامة ومتابعة برمجيات الحماية من فيروسات الحاسوب على الأجهزة الشخصية وعلى الشبكة الداخلية في الصندوق.
  8. الإشراف على شبكة الحاسوب وبرمجيات الشبكة والحماية في الصندوق ومتابعة صيانتها وتمديداتها وتطويرها.
  9. متابعة عقود الصيانة للأجهزة و المبرمة مع الشركات.
  10. دراسة احتياجات موظفي الصندوق من الأجهزة وإعداد المواصفات الفنية لها.
  11. متابعة تشغيل وصيانة خطوط الانترنت وخطوط ال VPN ما بين مباني الصندوق.
  12. إدامة وتحديث ملفات المعلومات الشخصية للموظفين الخاصة بالدخول للأجهزة والأنظمة المختلفة (اسم المستخدم وكلمة المرور) وفتح حسابات البريد الالكتروني الحكومي (للموظفين الجدد) أو إغلاقها (لمن تنتهي خدماته)، وكما ورد في وثيقة سياسة أمن وحماية المعلومات.
  13. تحديث أنظمة التشغيل على أجهزة الموظفين حسب الحاجة وكذلك تحميل أحدث إصدارات الأنظمة والتطبيقات المكتبية عليها وبشكل دوري.
  14. المشاركة في لجان وضع المواصفات الفنية الخاصة بأجهزة الحاسوب وملحقاتها للعطاءات المختلفة وبما يتناسب مع احتياجات الصندوق الحالية والمستقبلية وتقييم عروض العطاءات واختيار المناسب منها.
  15. المشاركة في اللجان الفنية ولجان العطاءات خارج الصندوق وعند الطلب.
  16. تطبيق إستراتيجية برنامج الحكومة الالكترونية في الصندوق وضمان تنفيذ وتفعيل وإدامة مشاريع الخدمات الالكترونية الناتجة عنها.
  17. التخطيط لوضع أنظمة المعلومات للصندوق بشكل يحاكي ويدعم تطبيق إستراتيجيات وأهداف الحكومة الالكترونية.
  18. تطبيق سياسة علاقات وخدمة المواطنين الخاصة بالصندوق ونقطة الإتصال بين الصندوق ومركز إتصال الحكومة الإلكترونية فيما يتعلق بخدمة العملاء.
  19. العمل مع الجهات المعنية لإنشاء وإدامة المواقع الإلكترونية الخاصة بأعمال الصندوق.
  20. متابعة مشاريع وبرمجيات الحكومة الإلكترونية.
  21. إدارة وتحديث محتوى الصندوق على بوابة الحكومة الالكترونية.
  22. المشاركة في ورش العمل واللقاءات الدورية التي يعقدها برنامج الحكومة الالكترونية في مجالات عمل البرنامج المختلفة.